Un véhicule de fonction, aussi appelé véhicule de société, est un véhicule confié par une entreprise, à des fins de déplacements professionnels mais aussi pour les déplacements personnels des salariés. La fiche d’identification d’un véhicule de société contient une liste de toutes les caractéristiques techniques de celui ci. Ce document est utile pour diverses raisons, comme pour passer le contrôle technique sans carte grise. Par conséquent, qu’est ce qu’une fiche d’identification du véhicule de société ? Qui peut donc faire la demande de fiche d’identité d’un véhicule de fonction ? De quelle façon s’obtient la fiche d’identification ?
Qu’est ce que la fiche d’identification d’un véhicule de société ?
La fiche d'identification des véhicules est un document officiel, qui contient des informations spécifiques telles que les caractéristiques techniques d’un véhicule. Autrement dit, ce document contient les mêmes informations que la carte grise, mais ce n'est pas un document permettant de circuler légalement avec le véhicule, ni un titre de propriété de ce véhicule.
Dans certains cas, il est parfois impossible de fournir un certificat d’immatriculation, mais la procédure en cours est obligatoire et doit être terminée. Dans ce cas, la fiche d'identité du véhicule peut servir au conducteur afin de lui permettre de mettre un terme à ses démarches.
Ce document est également utile pour les utilisateurs qui peuvent acheter des véhicules par le biais d'enchères ou de services de noms de domaine sans certificat d’immatriculation. Si la voiture d'occasion endommagée est exportée et que le certificat d'immatriculation a été retiré, un formulaire d'identification du véhicule est également requis.
Qui peut effectuer une demande de fiche d’identification pour un véhicule de société ?
Qu'il s'agisse d'une personne morale ou physique, toutes les procédures liées à l'immatriculation d'un véhicule professionnel doivent être effectuées par le responsable juridique de l'entreprise. Par conséquent, lui seul a le droit de demander la fiche d’identification du véhicule (FIV).
Toutefois, cette procédure peut être effectuée par un tiers, à condition que le responsable juridique de l'entreprise ait officiellement autorisé cette personne à entreprendre les démarches en le mandatant via le formulaire Cerfa numéro 13757 * 03. La personne autorisée peut être l'un des employés de l'entreprise ou un proche du représentant légal, ou encore un professionnel agréé par le ministère de l'Intérieur.
Quand doit on faire la demande d’obtention de fiche d’identité d’un véhicule de société ?
Que ce soit pour soumettre une demande de nouveau certificat d'immatriculation d’une voiture perdue ou volée, ou pour un autre cas nécessitant la réédition d’une carte grise, il est nécessaire de soumettre un procès verbal de contrôle technique de moins de 6 mois. Cependant, pour effectuer un contrôle technique dans un centre agréé, vous devez disposer d'une carte grise. Pour faire face à ce type de situation, le propriétaire du véhicule peut demander une fiche d'identification du véhicule. Cela peut se faire à la fois sur place et par courrier dans les préfectures ou sous préfectures. Pour savoir comment effectuer ces procédures, il vous suffit de contacter le central téléphonique de votre administration ou de visiter son site officiel.
Quand une fiche d’identification est demandée dans le but de pouvoir effectuer un contrôle technique, voici les justificatifs qu’il faudra présenter ou transmettre :
- la déclaration de perte ou de vol du certificat d’immatriculation
- un justificatif d’identité pour le ou les titulaires mentionnés sur le certificat d’immatriculation
- un justificatif de domicile (pour chacun des titulaires et cotitulaires)
Quand une fiche d’identification est demandée pour faire suite à l’achat d’une voiture sans un certificat d’immatriculation aux enchères, voici les justificatifs qu’il faudra présenter ou transmettre :
- la demande émise par l’entité (mandataire judiciaire, commissaire-priseur ou commissaire aux ventes) qui a procédé à la vente
- la déclaration de perte ou de vol du certificat d’immatriculation
Quand une fiche d’identification est demandée afin de pouvoir exporter un véhicule d’occasion endommagé dont le certificat d'immatriculation a été retiré, voici les justificatifs qu’il faudra présenter ou transmettre :
- l’avis de retrait émis par les forces de l’ordre (ou l’avis de remise du titre en préfecture)
- un justificatif d’identité pour le ou les titulaires mentionnés sur le certificat d’immatriculation
- un justificatif de domicile (pour chacun des titulaires et cotitulaires)
- Les professionnels devront également joindre le récépissé original de déclaration d’achat ainsi que le mandat de l’acheteur du véhicule à l’étranger, à l’exception du cas où ils ont réalisé eux-mêmes la démarche.
L'obtention d'une fiche d'identification de véhicule est un processus gratuit. Lorsque le traitement physique est effectué en préfecture ou en sous préfecture, ce document sera édité et immédiatement envoyé au demandeur (ou à son représentant). Contrairement à ce que de nombreux propriétaires de voitures pourraient penser, une fiche d’identité n’est pas un titre de circulation officiel, mais peut être un certificat d’immatriculation temporaire. Cependant, il permet un contrôle technique des copies perdues ou volées de la carte grise.
De quelle façon obtenir la fiche d’identité du véhicule de société ?
La fiche d’identification des véhicules n'étaient délivrés autrefois que par les préfectures et les sous préfectures en France. Vous n'avez plus besoin de contacter la préfecture ou la sous préfecture de votre domicile pour obtenir ce document. C'est maintenant révolu, vous devez désormais demander un formulaire d'identification via les téléprocédures en ligne.
Vous pouvez demander une fiche d'identification du véhicule auprès d'un prestataire autorisé par le ministère de l'Intérieur. Vous devrez fournir les pièces justificatives suivantes :
- Un justificatif de domicile
- Un justificatif prouvant que la carte grise n'est pas disponible, comme une déclaration de perte ou de vol. Tout autre document pouvant expliquer que le certificat est manquant peut également être accepté.
En plus des deux documents ci-dessus, si vous exportez une voiture d'occasion endommagée ou si vous exportez un véhicule sans carte grise dans le service de nom de domaine ou la vente aux enchères, les documents suivants sont également requis.
Pour l’exportation d’un véhicule d’occasion hors service ou endommagé sans carte grise :
- Une copie de l’avis de retrait par les forces de l’ordre ou l’avis de remise du titre en préfecture
- Le récépissé de la déclaration d’achat si le véhicule a fait l’objet d’une cession
- Les justificatifs d’identité et de domicile du titulaire, ou de l’acquéreur du véhicule.
Pour l’achat d’une voiture sans carte grise (aux enchères ou via le service des domaines) :
- La demande du mandataire judiciaire, ou du commissaire aux ventes, ou du commissaire-priseur
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